Pages Navigation Menu

Электронный документооборот

Система электронного документооборота (СЭД) - многопользовательская система управления документационным процессом. В ее основе лежат технологии, обеспечивающие маршрутизацию потока документов и порядок их обработки - docflow и workflow, а так же обработки и преобразования документов.

Внедрение СЭД позволяет полностью либо ограниченно (в зависимости от выбранной системы) отказаться от традиционного делопроизводства, вывести контроль над исполнением бизнес процессов на новый уровень. Современные СЭД объединяют сотрудников в единое информационное пространство, это обеспечивает прозрачность деятельности организации на всех ее уровнях. Создание новых протоколов обращения с документами и формализация деятельности каждого сотрудника, упрощает контроль над исполнением заданий, тем самым использование СЭД предоставляет руководству новые инструменты для качественного менеджмента внутри компании.

СЭД решает следующие задачи:

  • Структурирование работы с документами по определенному регламенту
  • Ускорение процесса согласования документов
  • Реализация автоматического учёта, поиска и рассылки документов
  • Организация коллективной работы с документом
  • Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации

Опыт работы, практика внедрения и реальный достигнутый эффект от внедрения СЭД показал, что DIRECTUM – наиболее перспективная разработка для российских условий. Корпорация «Галактика» сосредоточилась на поставке и внедрении именно этой СЭД, получив статус авторизированного партнера, сформировав штат сертифицированных специалистов.

О компании DIRECTUM

DIRECTUM - ведущий разработчик программного обеспечения в области электронного документооборота. Главная задача компании – развивать и делать доступными технологии электронного документооборота и взаимодействия, чтобы помочь организациям поднять на новый уровень процессы управления. Компания предлагает набор готовых бизнес-решений для различных бизнес-задач, связанных с управлением документами и бизнес-процессам.

Перейти на сайт компании DIRECTUM Рекомендуем почитать "Просто об электронном документообороте". ECM-Journal.ru

DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, направленная на улучшение производительности всего персонала компании. DIRECTUM полностью отвечает концепции ECM (Enterprise Content Management) т.е. поддерживает работу с неструктурированной информацией.

DIRECTUM сопровождает весь жизненный цикл электронного документа, органично вписываясь в существующий документооборот компании, дополняя привычную работу с обычными «бумажными» документами. Система обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow:

  • согласование документов,
  • обработка сложных заказов,
  • подготовка и проведение совещаний,
  • поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. (проводник системы Directum)

Концепция бизнес-решений

Все бизнес-решения – это программные продукты, ориентированные на достижение спланированного результата при решении ключевых бизнес-задач.
Бизнес-решения основываются на следующих принципах:
  • Фокусировка на бизнес-задачах. Задача программного решения - удовлетворение потребностей конкретных заказчиков, решение конкретной бизнес-задачи.
  • Прозрачный эффект от внедрения. Для всех бизнес-решений определяется список ключевых индикаторов эффективности. Это позволяет измерить эффект от внедрения СЭД.
  • Методики и бизнес-консалтинг. Бизнес-решение кроме технического решения включает также методические материалы, технологию внедрения, услуги бизнес-консалтинга.

Модули системы DIRECTUM

  • «Управление электронными документами». Создание, архивация всех типов неструктурированных документов и разных их версий, электронных цифровых подписей, сопровождение документа на всех этапах его жизненного цикла, управление правами доступа к документу, сохранение истории работы с документом, полнотекстовый и атрибутивный поиск.
  • «Управление деловыми процессами». Сопровождение процесса утверждения и редактирования документов, полноценный менеджмент заданий и контроль над их исполнением, организация совместной работы персонала при выполнении бизнес-процессов и маршрутизация документов (workflow).
  • «Канцелярия». Полное соблюдение положений ГСДОУ, сопровождение номенклатуры дел с адаптивными правилами нумерации, массовое отправление, отслеживание маршрута бумажных документов, обмен электронными документами с цифровой подписью между организациями.
  • «Управление договорами». Оформление и утверждение договоров и сопроводительных документов, ведение реестров документов, организация оперативной работы с ними.
  • «Управление совещаниями и заседаниями». Подготовка к проведению и сопровождение совещаний, заседаний. Согласование: места, времени, повестки, состава участников совещания. Рассылка протокола, контроль над исполнением результатов заседания.
  • «Управление взаимодействием с клиентами». Организация объединённой клиентской базы компании. Ведение журнала деловых встреч и звонков, деловой переписки, менеджмент продаж. Создание плана маркетинговых мероприятий и их анализ.
  • «Обращения граждан и организаций». Организация работы с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в государственных организациях и на крупных предприятиях.
  • «Управление показателями эффективности». Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по KPI с функцией BSC (сбалансированная система показателей).

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит четкое понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы,  повышающие эффективность взаимодействия всех сотрудников организации.

Высокая масштабируемость и богатый функционал

Уже в базовой комплектации, благодаря богатому функционалу, система DIRECTUM решает большое количество задач, например, обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников компании в рамках электронного документооборота. При внедрении дополнительных модулей, которые расширяют набор решаемых задач, система DIRECTUM позволяет выстроить полноценную ECM инфраструктуру. Использование современной платформы позволяет достичь высокой масштабируемости DIRECTUM. В системе могут работать до 10 тысяч пользователей одновременно, поддерживается отправка и обработка свыше 15 миллионов документов, это подтверждают независимые нагрузочные испытания (компания Amphora Group, 2005 год, Центр Высоких Технологий Hewlett-Packard) и статистика компаний, где апробирована система DIRECTUM. Существуют различные варианты распределенной работы для удаленных подразделений компаний, что дает возможность связать территориально разделенные бизнес единицы в единое информационное пространство и автоматизировать сквозные бизнес-процессы в холдинговых структурах.

Удобство в работе

Дружественный интерфейс системы специально разработан для пользователей, привыкших работать с обычными офисными приложениями. Поддержка индивидуальных настроек делает систему удобной для пользователей разного уровня подготовки. Доступ к системе может осуществляться как с помощью desktop-приложения, так и через интернет или мобильный телефон - в любом месте с доступом в интернет. Отработанные технологии внедрения минимизируют возможные риски и сроки реализации проекта, а программа обучения и сертификации для пользователей, технических специалистов подготавливает сотрудников к работе с системой и простому переходу на электронный документооборот.

Легкая адаптация

IS-Builder - предметно-ориентированный инструмент, с его помощью технические специалисты компании могут самостоятельно производить настройку и модификацию DIRECTUM и проводить интеграцию с другими информационными системами компании. Разработанные на базе DIRECTUM готовые бизнес–решения позволяют автоматизировать не только задачи делопроизводства, но и другие важные бизнес-процессы, необходимые конкретному предприятию.

Внедрение системы DIRECTUM позволяет получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.

Система объединяет все подразделения компании в единое информационное пространство, предоставляя возможности для контроля важнейших бизнес-процессов.

Обеспечение прозрачности бизнес-процессов

DIRECTUM дает возможность оперативно контролировать ход выполнения бизнес-процессов. При этом деятельность компании становится абсолютно прозрачной и лучше поддается контролю. В состав бизнес-ориентированного механизма workflow входит весь необходимый инструментарий для настройки процессов любой сложности. Система DIRECTUM может настроить бизнес-процессы только силами бизнес-аналитика без помощи технических специалистов. Внедренный документооборот становится эффективным инструментом бизнес-аналитика и дает возможность повысить эффективность работы организации.

Повышение исполнительской дисциплины

По статистике, сотрудниками не выполняется около двадцати процентов закрепленных за ними заданий. DIRECTUM дает возможность руководству контролировать ход выполнения этапов работ, таким образом внедрение СЭД повышает исполнительную дисциплину сотрудников, а руководитель может быть уверен в том, что задачи не будут забыты или не выполнены. По мере необходимости формируются отчеты с указанием невыполненных заданий. Руководствуясь отчетом, управляющий может проанализировать причины, повлиявшие на сотрудника и разработать меры для исправления негативных последствий, повлиять на работоспособность подчиненного.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников

Внедрение DIRECTUM сокращает время выполнения рутинных процедур, связанных с документами, благодаря этому сотрудник уделяет больше времени на выполнение важных работ, значимых для предприятия. Использование организацией системы DIRECTUM придает ускорение документообороту, а это влияет на исполнение всех остальных процессов в организации.

Исключение утечки информации

Утечка или несанкционированный доступ к конфиденциальной информации в большинстве случаев оборачиваются крупными убытками для организации. Электронный документооборот, в частности система DIRECTUM, в отличие от традиционного документооборота, организует доступ к информации, основываясь на правах пользователей системы. Текст документа можно зашифровать с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Так же ведется протокол действий, производимых пользователями над документами.

Наличие необходимой информации "под рукой"

Сканирование и импорт документов в систему DIRECTUM дает руководителям возможность быстро получать необходимую информацию об оплате (отгрузке), а быстрый доступ к информации из ERP-системы - мгновенно запускать процесс оплаты (отгрузки). Сокращение времени на принятие финансовых решений повышает оборачиваемость денежных средств. При возникновении вопросов по поставке (отгрузке) руководитель может в течение секунд обратиться к электронным копиям оригиналов, например в телефонной беседе с контрагентом или руководителем/владельцем бизнеса.

Максимально эффективное использование установленного в компании программного обеспечения

DIRECTUM может исполнять некоторые функции полноценных и дорогих ERP-систем, например: согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д, поэтому за счет внедрения DIRECTUM сокращаются затраты на обслуживание лицензий «тяжелых» ERP-решений.

Рост конкурентных преимуществ

Использование СЭД DIRECTUM скажется на преимуществах компании перед конкурентами, например, улучшится показатель скорость-качество обслуживания, предприятие станет более мобильным и будет меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.план внедрения Directum
ЧТЗ-Уралтрак Первая грузовая Росэнергоатом СДС Казхром
Ангарский завод полимеров Транснефть ТольяттиАзот Газпром-КС АНХК